A pretensão de todos os profissionais, ao menos daqueles que desejam destacar-se em suas funções, é prestar um serviço de alta qualidade. Para alcançar esse objetivo, porém, é necessário o uso de ferramentas e técnicas especializadas. Dentre elas, o mapeamento de processos é uma das mais importantes.
Por meio dele, tanto os gestores quanto os colaboradores são capazes de observar todas as etapas de um procedimento, o que tende a tornar suas tarefas mais simples e, por consequência, elevar a eficiência de seu trabalho.
Gostaria de saber mais a respeito dessa técnica de gestão e entender como ela pode elevar os resultados de sua Consultoria de RH? Leia o artigo e compreenda a respeito do mapeamento de processos e de seus benefícios!
Afinal, o que é mapeamento de processos?
Não é novidade para ninguém que a operação de uma empresa é baseada na prática de um conjunto de procedimentos, todos vitais para sua produção. Podemos dizer que não existe um único setor, independentemente da área de atuação da empresa, que escape a essa regra. Obviamente, os recursos humanos não são uma exceção.
Um detalhe, que algumas vezes pode passar despercebido, porém, é o fato de que a eficiência de tais procedimentos é fundamental para o desempenho de cada setor do negócio. Portanto, caso os processos utilizados sejam falhos, ou mesmo pouco inteligentes, a empresa tende a sofrer, pois não é capaz de usar plenamente seu potencial.
O mapeamento de processos, por sua vez, pode ser descrito como uma técnica de gestão desenvolvida com a finalidade de “analisar” os processos e procedimentos de uma empresa, registrando em detalhes sua execução. Com base em tais informações, a equipe de gestão tem a possibilidade de implementar medidas que aumentem a eficiência do negócio.
Qual é o objetivo do mapeamento de processos?
De modo resumido, podemos dizer que o objetivo final do mapeamento de processos é elevar a qualidade dos processos e dos procedimentos adotados por uma empresa. A grande questão é: por que esse cuidado é importante?
Um dos principais motivos que leva uma empresa a otimizar seus processos são os selos de qualificação. Como um exemplo, podemos citar a ISO (Organização Internacional de Normalização). Essa certificação atesta que os procedimentos, adotados pelas, seguem normas de operação que visam a garantir um elevado padrão de qualidade. Tais certificações atestam a competência da empresa, o que lhes fornece acesso a uma fatia mais ampla do mercado.
Processos práticos e inteligentes também estão diretamente ligados à produção de uma empresa, pois permitem que ela utilize melhor os recursos que tem à sua disposição. Com uma visão mais clara dos processos em sua empresa, a gestão tem, ainda, a possibilidade de concentrar seus esforços nas áreas em que eles são mais necessários, ou seja, em otimizar os procedimentos que apresentam piores resultados.
Por esse motivo, quando pensamos na importância do mapeamento de processos, é possível chegar à conclusão de que sua adoção visa a otimizar as práticas adotadas por empresa com a finalidade de ajudá-la a atingir um determinado objetivo, seja ele o enquadramento em uma certificação ou o aumento de sua produtividade.
Quais são as vantagens do mapeamento de processos?
O mapeamento de processos tem o potencial de otimizar todos os setores de uma empresa, elevando seus níveis de produtividade. Na prática, isso significa que a ferramenta é de suma importância para gestores, pois aumenta a eficiência de suas estratégias e tomadas de decisão.
Continue a leitura e descubra como a técnica de gestão é capaz de entregar esse resultado.
Identificação de gargalos
Embora muitas pessoas acreditem que gargalos só existem em etapas mais ligadas à produção, como a operação de uma máquina, esse tipo de impedimento – que torna a execução de processos mais lenta, criando filas que atrasam toda a operação – pode ocorrer em todos os procedimentos. Por exemplo, uma falha de hardware, que eleve o tempo gasto para que dados sejam lançados em um software, pode ser descrita como um gargalo.
Por meio do mapeamento de processos, a equipe de gestão é capaz de identificar esses erros mais rapidamente, o que lhe permite implementar medidas para que os processos se tornem mais rápidos e eficientes.
Mapeamento de funções
Uma vez que mapeamento de processo visa a verificar todos os pontos relevantes para a execução de uma tarefa, ele também é capaz de identificar os colabores responsáveis por cumprir cada etapa. Por meio de tais informações, a equipe de gestão pode avaliar tanto as qualificações de cada colaborador quanto sua eficiência.
Ao fazer uso dessas informações, os gestores têm a possibilidade de alocar o colaborador na função em que ele apresenta melhores resultados. Além disso, ao ter uma visão clara do processo, os próprios funcionários conseguem observar melhor a importância de suas atividades, o que tende a motivá-los.
Estimativa de recursos e custos
Para que uma tarefa seja realizada, ela necessita de insumos, como mão de obra e equipamentos. Dar a início à execução de um processo, sem considerar os fatores necessários para que ele de fato seja executado, pode gerar uma série de problemas. Afinal, seria no mínimo uma perda de tempo encerrar a tarefa, antes da hora, por falta de insumos.
Também é necessário levar em consideração que a execução de um processo tem custos. Entender esses custos é fundamental para avaliar se o procedimento em questão realmente é interessante para a empresa. Isso ocorre porque, caso os gastos com uma tarefa sejam mais elevados do que os lucros, auferidos por ela, uma nova estratégia de operação deve ser colocada em ação.
O mapeamento de processos, por sua vez, permite que a equipe de gestão tenha uma visão clara dos recursos, necessários para executar um processo, e dos custos atrelados a ele. Por meio de tais informações, os gestores são capazes de implementar medidas para reduzir os custos e ampliar os resultados dos processos.
É possível que, à primeira vista, os benefícios do mapeamento de processos aparentem não se aplicar tanto ao RH, o que é um equívoco. Ao estudar os procedimentos adotados por sua equipe na execução de tarefas, o Gestor de Recursos Humanos pode avaliar pontos em que seu desempenho é baixo e, então, tomar medidas para resolver essa questão. Portanto, ao adotar essa técnica de gestão, uma Consultoria de RH é capaz de prestar um serviço ainda mais completo, o que pode ser visto como uma vantagem competitiva.
Agora que você entende a importância do mapeamento de processos, gostaria de implementá-lo? Leia este artigo e entenda como executá-lo em sua Consultoria de RH!
