A transformação digital muda e acelera diversos processos dentro das empresas e, se antes era comum que os setores tivessem pastas e pastas lotadas com papéis e documentos, a tendência é que cada vez mais os arquivos sejam digitalizados e até a carteira de trabalho digital já é uma realidade.

Os times de RH são aqueles que muito sofrem – ou sofreram – com o acúmulo de documentos e papéis e conhecer as tendências, ferramentas e possibilidades é crucial para agilizar e otimizar os processos dentro das tantas tarefas do setor.

A carteira de trabalho digital não é exatamente uma novidade, mas muitas empresas ainda se confundem com suas regras e possibilidades e, para te ajudar, vamos falar mais sobre ela. Acompanhe e deixe as assinaturas em papel no passado!

O que é a Carteira de Trabalho Digital?

A caderneta azul tão famosa no Brasil em sua forma virtual é um documento válido para a contratação e atualizações e foi desenvolvida pela Dataprev,  Empresa de Tecnologia e Informações da Previdência vinculada ao Governo e é disponibilizada por meio de um aplicativo.

Com ele, é possível acessar todas as informações existentes na carteira física, desde identificação, vínculos empregatícios, benefícios e remunerações e detalhes como promoções e férias.

A carteira digital está disponível desde 2017 para consulta e foi a partir de 2019 que ela passou a ser utilizada para atualizações e contratações, dispensando a apresentação e retenção da carteira física. Ainda que ela pudesse já ser utilizada, foi a pandemia e a contratação à distância que fez essa possibilidade crescer ainda mais e se tornar comum dentro dos setores.

A CTPS é um documento essencial para documentar e comprovar o vínculo empregatício e nela são anotadas informações das experiências e trajetórias profissionais de um colaborador.

É crucial que as empresas façam todas as anotações pertinentes nesse documento, afinal, é ele que garante que o funcionário receba todos os seus direitos trabalhistas previstos pela CLT.

Benefícios da Carteira de Trabalho Digital

Muitas são as vantagens para empresa e empregador com a Carteira de Trabalho Digital. Sem a necessidade de apresentação do documento físico, ambos os lados ganham em agilidade e o processo de contratação passa a ser muito mais simples e rápido para o início dos trabalhos.

Mais do que isso, a agilidade não está apenas na contratação, mas em anotações para férias, bônus recebidos, aumentos de salários e outras necessidades que exigiam o envio do documento para o RH.

Além disso, o colaborador ganha ainda mais segurança pois não precisa deixar seus documentos sob posse das empresas e os mantém seguros em ambientes digitais. A carteira de trabalho digital ainda agrega uma série de benefícios, como:

• A emissão da carteira digital dispensa agendamento. Basta realizar os procedimentos no aplicativo e o profissional não precisa se dirigir a um posto de atendimento.
• A carteira de trabalho digital fica pronta no mesmo dia, enquanto a física podia demorar até 10 dias para emissão.
• O empregador pode ver todo o histórico do colaborador de forma online e não precisa solicitar o documento físico para consultas.
• O aplicativo da carteira digital está integrado a outros órgãos do governo, diminuindo erros, fraudes e concessões indevidas de benefícios.

O que muda na prática para o RH?

O time de Recursos Humanos está acostumado a fazer anotações e inclusões em carteira de trabalho e com a ida dela para o ambiente digital, a grande mudança é onde são feitas essas anotações e a empresa precisa dar informações no eSocial.

Agora, os responsáveis pelas contratações e pela documentação de pessoas não precisam mais reter documentos e gastar tempo com anotações e assinaturas físicas e o trabalhador precisa passar apenas o CPF para que a empresa siga com o processo de contratação.

No eSocial as empresas incluem as informações sobre registros, rescisão, jornada de trabalho, férias, pagamentos e alteração salarial e qualquer outra necessidade da CTPS.  Nesse ponto, é preciso ter atenção aos prazos para a realização de anotações na carteira de trabalho digital e é aqui que a empresa deve se preocupar.

• Para o começo da prestação de serviços, a empresa deve registrar até um dia antes do início a matrícula do empregado, data de emissão da CTPS, valor do salário e natureza da atividade laboral.
• Para contratações que acontecerem até o dia 15, deve ser informado até o dia 15 do próximo mês a descrição de cargo e função, salário variável, horário de trabalho, entre outros.
• Devem ser incluídos até o dia 15 do mês subsequente casos de alterações contratuais e dados de férias, afastamento por auxílio-doença ou acidente e reintegração ao emprego.
• Na rescisão, o empregador tem 10 dias para informar e formalizar o desligamento do colaborador. As demais alterações podem ocorrer até o dia 15 de cada mês.

Para as organizações que ainda não aderiram ao eSocial, é importante fazer o quanto antes para facilitar os processos e enquanto isso não é feito, as anotações e contratações devem seguir na carteira física.

A CTPS física deixa de valer?

A CTPS física segue sendo como um documento importante e a orientação é que ela seja guardada, afinal, podem existir empresas que não aderiram às facilidades do digital. Vale dizer que, com o uso do digital, a tendência é que a carteira física não seja atualizada, mas ainda assim ela é um documento do trabalhador.

Mais do que isso, a digitalização ainda pode passar por erros ou inconsistências de sistemas e, justamente por isso, ter a prova física pode ser importante em alguns casos.

A Carteira de Trabalho Digital é mais uma facilidade para os setores que podem digitalizar seus documentos e evitar o acúmulo de papéis dentro dos escritórios. Especialmente em um momento em que o home office ou o modelo híbrido se estabelece como tendência que veio para ficar, atuar com as possibilidades digitais é crucial para o ambiente.

O quanto seu negócio já conhecia sobre a Carteira de Trabalho Digital? As contratações em seu setor já são feitas dessa forma? Aproveite que sabe mais sobre ela e reveja seus processos que precisam de tecnologia e conheça ferramentas para a gestão do RH!