O setor de RH, quando bem gerido, pode ser muito útil e estratégico em uma organização. Tal cuidado contribui para motivar os funcionários, direcioná-los a um treinamento vantajoso, reter talentos, selecionar profissionais capacitados e reduzir custos (por meio da conscientização do uso dos recursos), entre outros pontos. Como acontece com empresas desenvolvidas, recursos tecnológicos e softwares estão entre as ferramentas de gestão de RH.

A tecnologia pode ajudar o gestor a desenvolver seu trabalho com maior eficiência, o que significa mais produtividade a todo o negócio.

Para que você entenda os benefícios de tais recursos, preparamos este artigo com foco na tecnologia apropriada ao departamento de Recursos Humanos. Ao final, há um bônus: outras ferramentas de RH que podem contribuir para as tomadas de decisões, com baixo custo e eficiência. Acompanhe as próximas linhas!

Por que utilizar ferramentas de gestão de RH?

Quando falamos em ferramentas de gestão de RH, estamos nos referindo ao uso de softwares de gestão que oferecem diferentes recursos úteis ao gestor. Assim, os processos de recrutamento, seleção, contratação, análise de desempenho e elaboração da folha de pagamento são aprimorados.

Hoje, é possível contar com plataformas que oferecem esses serviços online, ou seja, na nuvem. Como consequência, fica ainda mais fácil e prático para o gestor organizar as operações de RH, fazendo um controle em tempo real.

A otimização do tempo é uma das vantagens mais importantes

Por que otimizar o tempo é tão importante? Como se costuma dizer, “tempo é dinheiro”. Portanto, é claro que um dos indicadores de produtividade de uma empresa é a forma como os prazos são trabalhados na entrega das atividades.

O lançamento dos dados em planilhas e documentos de texto requer atenção e tempo disponível, pois é necessário formatar e preparar cada um deles. Mas, com as ferramentas de gestão de RH, esse cenário muda drasticamente, já que é oferecida uma plataforma específica para o recebimento dos dados.

Dessa forma, não é preciso gastar muito tempo com formatação e retrabalhos (caso haja erros para corrigir). Também não existe o risco de fazer lançamentos duplicados.

As informações são mais precisas e fluidas

Em um software, o lançamento das informações é bem mais confiável. É possível construir uma base de dados mais precisa e detalhada, bem menos vulnerável a erros.

Por se tratar de um sistema automatizado, configurado para a realização de trabalhos específicos, o sistema favorece não somente um lançamento mais preciso das informações, mas contribui para que o fluxo se desenvolva de maneira fluida e integrada, facilitando o acesso dos usuários.

A empresa ganha com a economia de recursos

Devido ao investimento necessário — que pode ser relativamente alto em alguns casos —, muitos gestores não se sentem confiantes em adquirir um software.

Contudo, é preciso pensar no futuro e considerar que, ainda em médio prazo, o gestor poderá usufruir de benefícios como economia de papel e tinta para as máquinas de impressão. Haverá também economia com horas extras, já que os trabalhos serão efetuados no tempo certo e com uma quantidade bem menor de funcionários.

Além do mais, os sistemas são disponibilizados em módulos que podem ser adquiridos conforme as necessidades do setor. Existem inclusive os softwares na nuvem, que não requerem instalação no computador e funcionam como serviços prestados, sem a necessidade de licença de uso — ou seja: os custos diminuem porque o gestor só paga por aquilo que contratar.

A estruturação de processos agiliza as operações do setor

O uso das ferramentas de gestão de RH vai ajudar a obter processos enxutos e, consequentemente, mais rápidos. Essa é uma das vantagens de se adotar um sistema automatizado de gestão.

O fato de o software ser programado para determinadas tarefas ajuda a manter um ritmo constante de trabalho e facilita a vida dos funcionários. Cientes dos processos, eles cumprirão detalhadamente as orientações do sistema, aumentando a produtividade do setor.

A gestão de recrutamento e seleção se torna mais focada

Essa etapa tão crucial para o RH pode se tornar mais prática com um software adequado. Ele permite, entre outras coisas:

• arquivar, filtrar e localizar dados sobre os candidatos;
• criar o perfil do candidato ideal (competências para o cargo);
• organizar uma agenda para entrevistas;
• registrar o desempenho de cada participante.

As ferramentas de gestão de RH permitem arquivamento e acesso a relatórios de desempenho

A ferramenta de gestão possibilita a criação de um histórico sobre o trabalho dos funcionários. Assim, os gestores podem avaliar o desempenho de cada um e tomar decisões mais acertadas e justas, como reposicionamento, desligamento ou promoção.

O software também ajuda a criar um organograma e definir planos de carreira, facilitando a retenção de talentos dentro da empresa.

O controle de assiduidade garante maior produtividade

Com as ferramentas de gestão de RH, fica viável manter o controle de ponto (uma das tarefas mais complicadas para o setor) com eficiência.

Integrado ao ponto eletrônico, um software automatiza o controle de assiduidade e pontualidade. Baseando-se no ponto registrado todos os dias e em dados relativos à sua jornada de trabalho, o sistema consegue identificar precisamente as faltas, os atrasos e as horas extras.

O cálculo da folha de pagamento é otimizado

Já que consegue identificar as horas trabalhadas (ou não) de cada funcionário, o sistema automatizado realiza o cálculo da folha de pagamento com relativa facilidade. Para tanto, é necessário somente inserir os dados salariais.

Os erros caem consideravelmente com o cálculo automático. Isso contribui para proteger a empresa de ações judiciais de natureza trabalhista.

O gerenciamento das condições de saúde e segurança do trabalho ganha eficiência

Em algumas empresas, existe um setor específico que cuida da Saúde e Segurança do Trabalho (SST). Mesmo assim, o departamento de RH precisa demonstrar interesse e se envolver com esses pontos tão delicados.

O RH necessita manter controle sobre todos os eventos ligados à SST, registrando os riscos detectados dentro da companhia e as providências que já estão sendo tomadas para resolver o problema. Um software permite o registro dessas informações, integrando com mais uniformidade o RH ao setor de SST.

Os arquivos têm a organização simplificada

Outra vantagem da adoção de ferramentas de gestão de RH é que, conforme vimos, o uso de papel diminuirá. Como resultado, os arquivos se tornarão mais simplificados.

Os dados serão armazenados em servidores locais ou remotos (na nuvem). Dessa forma, há economia de espaço físico na empresa, além de uma solução ecologicamente correta, que poupa os recursos naturais.

Os arquivos, que devem ficar armazenados por um período mínimo de cinco anos, têm a durabilidade aumentada. O sistema automatizado também facilita o acesso a conteúdos mais antigos.

Quais outras ferramentas o RH pode usar no dia a dia?

Além dos sistemas informatizados, que otimizam a gestão de RH e evitam falhas no andamento dos trabalhos, há outras ferramentas online e off-line que podem ser incorporadas ao dia a dia do departamento.

Com um baixo custo, é possível implantá-las e fazer delas itens indispensáveis à estratégia da organização. Unidos às tecnologias de informação, tais recursos permitem ao RH ampliar a eficácia de seus processos e ter uma visão geral do ambiente corporativo. Veja mais detalhes a seguir.

Entrevista de vídeo

Com a nova dinâmica de mercado, os processos seletivos precisam de agilidade, a fim de garantir que a empresa conquiste e recrute os melhores talentos. Por isso, a geolocalização de recrutadores e candidatos não pode ser impeditivo para que a seleção aconteça.

Além de proporcionar maior comodidade a ambas as partes, o uso do vídeo nas entrevistas permite que mais pessoas participem em tempo real. Além disso, como o material pode ser salvo, compartilhá-lo entre os gestores é muito mais simples e rápido.

Também é possível integrar o vídeo a plataformas de recrutamento. Essa funcionalidade simplifica o processo e reduz ainda mais os custos de uma seleção convencional.

Diagnóstico de clima organizacional

Compreender o nível de satisfação dos colaboradores é essencial para que os gestores saibam como ampliar a produtividade da empresa. Para tanto, é necessário definir parâmetros e metodologias de ação que permitam o desenvolvimento de uma pesquisa de clima organizacional realista.

Por meio dessa pesquisa, é possível obter informações consistentes sobre o desempenho dos colaboradores e entender por qual motivo determinadas falhas ou dificuldades ocorrem. Esse tipo de diagnóstico contribui, ainda, com:

• o planejamento estratégico da organização;
• o estabelecimento de ações motivacionais;
• a criação de programas de capacitação interna;
• o desenvolvimento de planos de carreira;
• a ampliação de benefícios.

Métricas objetivas

Podemos chamar essas métricas de KPIs (Key Performance Indicator, ou Indicadores-chave de Performance). Elas são importantes para que a empresa conheça a relação entre as ações realizadas e os resultados obtidos.

Os KPIs valem para qualquer setor da companhia, desde o estoque até os Recursos Humanos, pois contribuem para uma ação orquestrada, que possibilite o atingimento das metas e dos objetivos estabelecidos. Veja exemplos de indicadores para o RH:

• quantidade de afastamentos por problemas de saúde;
• índice de faltas e atrasos;
• índice de desempenho dos colaboradores;
• índice de rotatividade de pessoal;
• tempo médio de recrutamento.

Alinhamento estratégico

Muitas empresas cometem o erro de isolar o departamento de RH de sua gestão estratégica. Tal afastamento pode colocar em risco qualquer planejamento a ser executado pelos colaboradores.

Nesse sentido, o RH tem o papel importante de promover ações para a gestão dos talentos em consonância com os objetivos da organização. Trata-se do alinhamento das ideias da companhia com as pessoas envolvidas em cada meta definida.

Mapeamento de talentos

O mapeamento de talentos é essencial para que a empresa crie consciência do perfil de colaborador que deseja ter. Isso significa reconhecer os profissionais já existentes na companhia e como poderiam atuar dentro de uma estratégia de sucessão, bem como projetar novos talentos no processo de expansão do negócio.

Detectar os talentos é importante para que a organização tenha uma perspectiva de onde deseja estar daqui alguns anos e quais são os perfis de colaboradores necessários para tal fim. Afinal, as ações de crescimento serão conduzidas por pessoas, sendo que a falta de alinhamento entre os profissionais existentes e a estratégia do negócio pode se converter em falhas graves.

Plano de carreira

Uma questão que demonstra o alinhamento da organização com o RH é o plano de carreira. Quanto mais uma empresa cresce, mais forte é a tendência de consolidar uma estratégia de plano de carreira, especialmente com o intuito de engajar os colaboradores e evitar a rotatividade.

O plano de carreira também é fator primordial para a retenção de talentos-chave. Se uma companhia não oferece benefícios, tampouco valoriza o crescimento profissional de um colaborador, as chances de haver migração para outras organizações são altas.

Portanto, mais do que gerar benefícios, é preciso possibilitar a criação de valor profissional dentro da empresa.

Depois de acompanhar como as ferramentas de RH se associam nos meios online e off-line, que tal descobrir como o Compleo pode ajudar você a aprimorar os processos seletivos de maneira simples e objetiva? Entre em contato conosco e saiba mais!