A correta gestão de pessoas depende de muito mais do que boa vontade e intuição — é preciso ter relatórios de Recursos Humanos que subsidiem boas escolhas.

Infelizmente, nem todos os gestores sabem quais relatórios podem usar e como, muito menos quais tecnologias são úteis para extrair esses relatórios gerenciais. Isso pode ser um prejuízo não só ao RH, mas também à empresa e aos seus colaboradores. Sem dados consistentes, as decisões diárias ficam comprometidas.

Pensando nisso, nos tópicos seguintes, apresentamos 5 relatórios de Recursos Humanos que são essenciais aos seus negócios. Portanto, continue a sua leitura com atenção!

1. Relatório de recrutamento e seleção (R&S)

Vamos começar por uma das funções primárias do RH: encontrar e contratar talentos por meio de um processo de recrutamento e seleção bem estruturado.

Felizmente, há uma infinidade de métricas e indicadores que podem ajudar a construir relatórios de R&S. Alguns dos principais são:

1. número de visualizações dos anúncios de vagas;
2. número total de candidatos inscritos;
3. percentual médio de candidatos por vaga aberta;
4. tempo médio para término do programa de recrutamento;
5. tempo médio para término do programa de seleção;
6. custo de aquisição de talentos;
7. custo total do processo de recrutamento e seleção;
8. número de erros e falhas ao longo do R&S;
9. turnover dos profissionais recém-contratados;
10. nível de satisfação dos candidatos que participaram do R&S.

Com esses dados, é possível avaliar se o R&S está indo bem e o que exatamente precisa ser ajustado. Assim, é possível iniciar um processo de melhoria contínua.

Quando o processo de R&S é feito e nenhum relatório é criado, os selecionados precisam confiar no seu feeling e acreditar que está tudo certo — o que não é recomendado.

2. Relatório de satisfação e qualidade de vida

Muitos estudos mostram o quanto o bem-estar no trabalho é importante. É algo capaz de atrair mais talentos, bem como de otimizar a produtividade e a rentabilidade do negócio.

Exatamente por isso, é interessante criar um relatório ligado à satisfação e à qualidade de vida dos profissionais. Alguns indicadores e métricas úteis são:

1. nível de turnover (rotatividade) dos profissionais;
2. percentual de satisfação com o líder imediato;
3. percentual de satisfação com a estrutura e com outros elementos da empresa;
4. Employee Net Promoter Score (mensura a lealdade dos talentos);
5. número de intrigas e conflitos interpessoais;
6. tempo médio no local de trabalho por colaborador;
7. número de horas extras trabalhadas;
8. número de benefícios ou premiações concedidos;
9. total investido em dinâmicas, jogos em grupo ou atividades de team building;
10. total investido em premiações e benefícios complementares.

Tenha em mente que alocar recursos para aumentar o bem-estar dos funcionários não é um simples gasto, mas um investimento. É muito provável que o retorno futuro seja alto.

Além de tudo, funcionários felizes ajudam a atrair novos talentos e construir equipes de alta performance, o que, certamente, impacta os resultados (financeiros ou não) da empresa.

3. Relatório de treinamento e desenvolvimento (T&D)

Contratar bons profissionais e oferecer bem-estar é importante, mas, certamente, não é suficiente. Os colaboradores precisam ser treinados e desenvolvidos.

Estima-se que colaboradores brasileiros recebam cerca de 21 horas de treinamento por ano — número baixo, quando comparado a outros países. Veja, agora, alguns dados úteis:

1. análise dos conhecimentos, habilidades e atitudes (CHA) por equipe;
2. número de novas competências desenvolvidas;
3. percentual de profissionais e equipes devidamente qualificadas;
4. total de programas de treinamento oferecidos (no ano ou trimestre, por exemplo);
5. investimento total (R$) em treinamento e desenvolvimento;
6. investimento médio em treinamento por funcionário (R$ total/Nº de funcionários);
7. satisfação dos funcionários e líderes com programas de T&D;
8. uso de modalidades de treinamento (EAD, colaborativo, m-learning etc.);
9. retorno por investimento (ROI) em treinamento;
10. percentual do orçamento de RH destinado ao T&D.

Tenha em mente que, quanto melhor o relatório de treinamento e desenvolvimento, maior a capacidade dos profissionais e equipes de entregar ótimos resultados.

O T&D deve ser algo contínuo, afinal de contas, é estratégico para a formação de equipes de alto desempenho. Se a empresa deixa de investir em T&D, todos podem ser penalizados.

4. Relatório de produtividade dos profissionais e times

É muito bonito falar em treinamento, seleção ou bem-estar, mas nada disso se justifica (ao menos para a alta administração) se não for acompanhado de resultados satisfatórios.

Tendo isso em vista, outro relatório essencial é o de resultados alcançados pelos talentos e equipes. Esse relatório pode ser o mais animador. Veja algumas métricas úteis:

1. nível de assiduidade dos profissionais e equipes de trabalho;
2. nível de produtividade diária (produtividade efetiva/potencial produtivo);
3. número de metas que foram alcançadas (ou não);
4. redução de custos com o turnover de profissionais talentosos;
5. redução de custos com erros, falhas e acidentes no trabalho;
6. percentual de clientes satisfeitos com o atendimento recebido;
7. faturamento médio por profissional;
8. retorno sobre investimento (ROI) com programas de RH.

Quando os indicadores de produtividade estão satisfatórios, é sinal de que o setor de RH está fazendo um ótimo trabalho, e as equipes estão correspondendo à altura.

Infelizmente, por vezes, esses indicadores não estão como desejado. É um sinal, então, de que é preciso repensar a estratégia de gestão de pessoas e extrair mais resultados dos talentos.

5. Relatório de transformação digital do RH

Um relatório pouco pensado — mas que pode fazer toda a diferença — é o relatório de transformação digital (TD) do setor de RH. Ou seja, da sua evolução tecnológica.

Mais do que nunca, é preciso pensar na construção de um RH digital. Esse novo RH deve contar com tecnologia e recursos de ponta. Confira, agora, dados úteis a esse relatório:

1. número de processos de RH total ou parcialmente automatizados;
2. volume de dados analisados mensalmente (tendência de People Analytics);
3. número de plataformas e tecnologias digitais adotadas;
4. estimativas de ganhos (em produção e lucro) com as tecnologias adotadas;
5. retorno sobre investimento (ROI) com novas tecnologias;
6. adoção de iniciativas para modernização do departamento de RH;
7. percentual de profissionais de RH treinados para lidar com as novas tecnologias;
8. casos de “gargalos” ou insights extraídos a partir do uso das tecnologias;
9. melhoria no tempo médio para conclusão das tarefas (por exemplo, de R&S);
10. dados preditivos para ganhos (financeiros ou não) futuros.

Enfim, esses são alguns dos principais relatórios, porém, existem muitos outros. É possível usá-los individualmente ou consolidá-los em um único — e enorme — relatório de RH.

Para prepará-los, é interessante contar com a ajuda da tecnologia. Ferramentas de análise de dados (como R, Python ou SQL) podem ajudar bastante, mas também são complexas.

Outra possibilidade é contar com softwares dedicados exclusivamente à gestão de RH, pois eles automatizam a geração de muitos indicadores e relatórios de Recursos Humanos.

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