A pandemia causada pelo novo coronavírus fez com que estruturas de home office fossem montadas às pressas, antecipando a forte tendência do trabalho remoto no Brasil e no mundo. Nesse cenário, a reunião online é a forma mais eficiente de se comunicar com a equipe para alinhar projetos e ações.

Para que esses encontros sejam realmente efetivos, é preciso tomar uma série de providências, a fim de torná-los mais produtivos. Pensando nisso, preparamos este artigo com 10 dicas para fazer uma reunião online eficiente. Boa leitura!

1. Defina o plano da reunião

Um bom planejamento para a reunião é primordial para garantir a produtividade desse momento com a equipe, seja na reunião online, seja na presencial. No entanto, pelo fato de todos estarem fora do escritório, é fundamental fazer uma pauta com todos os assuntos que serão tratados. No seu plano de reunião, devem constar:

• o tema da conversa;
• o horário;
• os recursos por meio dos quais a reunião será realizada (vídeo, voz, rede social da empresa etc.);
• os materiais necessários;
• a data e a hora da reunião.

Lembre-se de que um roteiro é sempre eficiente para otimizar o tempo e evitar que você se perca no meio da apresentação.

2. Comece a reunião de forma leve

Todas as pessoas estão passando por momentos que requerem adaptações, e isso pode não ser tão fácil para algumas delas. Por isso, antes de introduzir o tema, dê as boas-vindas aos participantes e diga que você espera que todos estejam bem e se cuidando nesse período.

Pratique a empatia e coloque-se à disposição para ajudar no que for preciso sobre os assuntos tratados no encontro ou sobre os que estão pendentes. Para isso, direcione as demandas para o e-mail ou para outro canal de comunicação da empresa.

Lembre-se de que, neste momento, as pessoas estão um pouco perdidas com relação às suas rotinas, e a figura do líder é fundamental para que todos os colaboradores saibam o que a empresa espera deles. Logo, estar disponível e, principalmente, com leveza nos pensamentos e palavras, é fundamental para transmitir confiança à equipe.

3. Envie a pauta da reunião

Para otimizar o tempo da equipe, é importante enviar a pauta da reunião aos participantes. Isso pode ser feito por e-mail, juntamente ao agendamento do encontro. Na pauta, devem constar os assuntos que serão abordados na conversa, o que é esperado de contribuição de cada membro e a estrutura da reunião, ou seja, o roteiro sobre cada ponto que será discutido.

4. Agende a reunião com antecedência

É importante avisar aos participantes o tema da conversa, para que todos saibam o que esperar do encontro e como poderão fazer as suas contribuições para os assuntos tratados.

Para isso, compartilhe a agenda com antecedência, enviando convites para os interessados. Faça isso com, pelo menos, 24 horas de antecedência e lembre-se de escolher um horário que seja melhor para todos. Assim, o grupo pode se preparar. Também é importante compartilhar documentos, por meio do sistema da empresa ou usando recursos, como o Google Drive.

5. Certifique-se do bom funcionamento dos equipamentos

Para fazer uma reunião online eficiente, teste os equipamentos de áudio e de vídeo do seu computador. Ao comunicar data e hora da reunião com a equipe, reforce que todos devem fazer o mesmo, a fim de evitar atrasos ou que algum membro do time não possa participar devido a problemas técnicos.

6. Escolha um lugar silencioso

Dividir a rotina do trabalho com a rotina doméstica realmente não é algo fácil, por isso, escolha um local onde não será incomodado pelas crianças ou por outros membros da família.

Avise a todos sobre a reunião e sobre a necessidade de silêncio para esse momento. Música alta e outras questões que possam desviar a atenção da equipe também devem ser evitadas.

7. Estimule a participação de todos

Uma reunião online pode ser muito monótona se apenas uma pessoa falar, ainda mais se for o líder. Isso é péssimo, pois os demais, de fato, não prestarão atenção no conteúdo e, consequentemente, a reunião não será efetiva. Por isso, conduza-a dando espaço para as pessoas opinarem e falarem sobre os seus projetos em andamento. Também peça sugestões e feedbacks.

Com isso, você ajudará a fazer com que esse momento seja de crescimento mútuo e de efetiva colaboração, criando oportunidades para novas ideias e também abrindo espaço para a criatividade, o que colabora para a inovação dos processos da empresa.

8. Marque hora para começar e terminar a reunião

Assim como acontece na modalidade presencial, é fundamental determinar a hora de começo e de fim da reunião para que esse momento não acabe se tornando improdutivo. É importante instruir a equipe sobre o fato de que atrasos somente poderão ser tolerados quando justificados, e os horários serão seguidos a fim de otimizar a rotina.

Imprevistos podem acontecer, por isso, é preciso ter jogo de cintura, mas a exceção não é uma regra, portanto, é importante reforçar com o time que os horários e a pauta precisam ser respeitados.

9. Defina regras de participação

Caso a reunião online seja com mais de quatro pessoas, é importante considerar a definição de regras de participação, para que todos saibam quando pedir a vez para falar, quando poderão compartilhar os documentos na tela e uma série de outras questões.

Você pode dar esses direcionamentos no início da reunião e estabelecer as regras de comunicação a fim de que todos se sintam à vontade para participar e fazer as suas contribuições.

10. Vá direto ao ponto central da reunião

Após abrir os trabalhos de uma forma leve e usando a empatia, comece pelo tema central da conversa. Isso ajuda a manter o foco nos objetivos do encontro e otimiza os trabalhos.

Lembre-se de abrir um espaço para as pessoas falarem e colaborarem. Ademais, siga o roteiro com os temas estabelecidos no planejamento da reunião online, caso exista mais de um assunto a ser tratado.

Como vimos ao longo desta leitura, é possível fazer uma reunião online com sucesso e alinhar pessoas e projetos mesmo a distância. Para isso, você pode usar várias ferramentas gratuitas, como Skype, Google Meet e Zoom. Colocando essas dicas em prática, você otimiza o seu tempo e o da equipe, além de garantir os resultados desejados.

Se você gostou deste artigo sobre reunião online, confira o nosso outro post sobre como melhorar o recrutamento online.