A área de gestão de recursos humanos é essencial para as empresas, poderem organizar e automatizarem algumas tarefas, facilita na dedicação de assuntos importantes que precisam de mais atenção e detalhamento, como a otimização do RH.

São aplicados em processos internos, como de seleção de bons candidatos,  treinamentos de equipes, controle de ponto e jornadas de trabalho, além de outras  tarefas destinadas ao RH, existem muitas ferramentas que podem facilitar na execução dessa otimização.

Com os novos modelos de trabalho, o uso de novas tecnologias tem se tornado essencial e grande aliado do RH, por contribuir na organização de tarefas e na motivação dos colaboradores, tornando os processos mais ágeis.

Por isso, separamos algumas dicas para aplicar soluções que otimizem a gestão de recursos humanos da sua empresa. Confira!

O que é gestão de recursos humanos?

É a parte estratégica do RH, que precisa ter ideias e executar processos que fortaleçam a relação dos colaboradores com a empresa, e as tornem favoráveis as duas partes, com foco em buscar soluções para obter os melhores resultados.

A gestão de recursos humanos é responsável em selecionar o profissional certo para determinada vaga e funções, por ter conhecimento em avaliação de habilidades, conhecimentos teóricos, análise de personalidade e perfis comportamentais dos colaboradores.

Assim deve-se fazer uma integração para os novos colaboradores conhecerem a rotina de trabalho, passar orientações sobre a empresa e cargo, realizar acompanhamento referente a adaptação e desempenho do funcionário.

Por estar atrelado ao pessoal da companhia, acaba por ter um acúmulo de funções, que contribuem com o crescimento de mercado da empresa, com o desenvolvimento interno e com a credibilidade do ambiente de trabalho.

Quais são as funções do departamento de RH?

O gerenciamento de RH cuida das relações internas da empresa, ou seja, concilia os interesses da empresa com os seus colaboradores. Algo muito claro dentro de qualquer organização é que a empresa é feita por pessoas, e quem cuida delas é o RH.

Por isso é importante saber que compete ao RH:

• Criação de processos seletivos;
• Novas contratações;
• Retenção de talentos;
• Processos burocráticos;
• Realização de pagamentos;
• Emissão de holerites;
• Controle de ponto;
• Entrega de benefícios;
• Feedbacks;
• Treinamentos;
• Cultura organizacional;
• Clima organizacional.

Por cuidar de muitos processos e precisar estar atento a detalhes, dificilmente o gerenciamento de recursos humanos consegue se dedicar com muita precisão em todas as tarefas designadas do seu dia a dia.

Por isso que a otimização do RH é fundamental para contribuir com a equipe responsável por esse gerenciamento, para ser o seu braço direito e manter o bom relacionamento com os funcionários.

Saiba quais são as 10 estratégias para otimizar a gestão de recursos humanos:

1.    Planejamento estratégico

É a definição sobre qual caminho a empresa deve seguir na tomada de decisões, indicando a melhor opção, que levará ao cumprimento de objetivos e delegação de tarefas adequadas.

2.    Criação de cronogramas

É preciso ter prazos e ordem de prioridade das ações a serem realizadas, os colaboradores conseguiram saber quais são os próximos passos, quais tarefas são individuais e quais afetam a equipe no geral em caso de atrasos.

3.    Estabelecer metas

Ter uma boa definição de planejamento e criação de cronograma, facilitam no momento de estabelecer as metas. Pois com os objetivos datados e com margem de desempenho, se tornam mais palpáveis para a realização de tarefas.

Quando mostra para a equipe o que precisa ser conquistado, começa o processo de priorizar tarefas e de se adaptar a situações para que não fuja do propósito inicial.

4.    Delegar funções

Após planejar, colocar prazos e estabelecer metas é o momento de delegar funções e escolher responsáveis para cumpri-las. Para isso vale reavaliar os perfis dos colaboradores e setor pertencente, assim, as habilidades estarão alinhadas ao que precisa ser feito.

5.    Acompanhamento

É preciso acompanhar o andamento dos processos e das entregas, para saber se há muitos atrasos, se tem riscos de falhas, se necessita de adaptações ou se está ocorrendo conforme o planejado.

6.    Metodologias ágeis

Com o intuito de otimizar o tempo do RH, aplicação de metodologias como scrum, lean, kanban criam processos mais intuitivos, alinhados e com tempo ideal estipulado. Além de facilitar o controle e acompanhamento das tarefas.

Assim será definido o tempo utilizado para cada reunião de alinhamento, retirada de tarefas que não somam no processo, acompanhamento de fluxo de atividades e estágio das tarefas.

Auxilia na organização de todo o escopo, no acompanhamento, automatização dos processos e possibilita uma gestão visual das jornadas.

7.    Automatização de processos

Algumas informações já constarão no banco de dados da empresa, como habilidades profissionais, setor, avaliações de desempenho, e podem contribuir na escolha de delegação de tarefas.

Apenas digitando qual seria a função e recebendo os perfis dos profissionais que se encaixam, como se fosse um processo seletivo, só que interno. Isso só é possível com a ajuda de ferramentas e plataformas online.

Como softwares com armazenamento em nuvem, que realizam a gestão de ponto eletrônico digital, gestão de home office, gestão de modelo híbrido, gestão de projetos e gestão de custos.

Plataformas completas para otimizar o dia a dia do RH, com jornadas de trabalho flexíveis, emissão de relatórios e constante atualização de dados.

8.    Departamento pessoal

Trabalha na atuação administrativas dos colaboradores, sendo um excelente suporte para o RH em relação a folha de pagamento, férias, licenças, seguros, entre outras burocracias administrativas.

9.    Terceirização

Pode terceirizar algumas contratações para atuações específicas, seja em processos seletivos como treinamentos, dessa maneira o RH terá um suporte extra na resolução de atividades.

10.  Transparência

Se a empresa espera que os colaboradores entreguem resultados qualitativos dentro do prazo e evitem falhas, é preciso ser transparente nas etapas dos processos.

Informando o que deu errado, o que está funcionando, quais são as expectativas da empresa, qual o propósito daquelas ações, o quanto irá contribuir com a empresa e o porquê precisam alcançar aquelas metas.

Quais as vantagens de otimizar o RH?

Manter os processos alinhados e automatizados, otimizam o gerenciamento de gestão de recursos humanos e também contribuem no aumento da autonomia, produtividade e motivação dos colaboradores.

A satisfação dos colaboradores pode melhorar, os processos podem ser feitos de uma maneira mais ágil e a empresa consegue construir uma comunicação melhor com a equipe, entender o que precisam no dia a dia e estar disponíveis caso precisem.

Utilizar ferramentas como ponto eletrônico digital e criar jornadas de trabalhos individuais, proporcionam uma redução de custos para a empresa, que gastará menos matéria prima e não precisará ter contratações de plataformas diferentes.

Além da otimização de tempo, em contratar apenas uma ferramenta que atenda tudo o que precisam, e ainda tragam benefícios tecnológicos para empresa, por manter a gestão  de recursos humanos sempre atualizado e otimizado.