Você já imaginou contratar um novo funcionário sem precisar de papelada, burocracia e deslocamentos? 

Essa é a proposta do processo de admissão digital, uma ferramenta que utiliza a tecnologia para otimizar e agilizar as etapas de formalização de novos colaboradores.

Com o processo de admissão digital, você pode receber e armazenar as informações dos candidatos selecionados via internet, garantindo mais qualidade, conformidade e eficiência.

Neste texto, vamos explicar o que é o processo de admissão digital, quais são as suas vantagens em relação ao processo tradicional e como ele funciona na prática. 

Acompanhe e saiba mais sobre essa revolução tecnológica que facilita as contratações!

O que é o processo de admissão digital?

O processo de contratação online de novos funcionários é um conjunto de etapas que permite que as empresas façam todo o procedimento de forma digital. 

Isso significa que todo o processo, desde a seleção dos candidatos até a formalização do contrato de trabalho, pode ser feito pela internet.

A contratação online traz várias vantagens para as empresas e para os funcionários, como: rapidez, economia, segurança das informações e melhor experiência do candidato. 

Além disso, a contratação online facilita o cumprimento das leis trabalhistas e evita erros e retrabalhos. 

Para realizar a contratação online, é preciso contar com um software de RH que possibilite o envio e o armazenamento dos documentos em nuvem.

Um software de RH é uma ferramenta informática que integra e simplifica os processos e a gestão das tarefas que realiza este departamento da empresa. 

Com a implantação do software adequado, é possível otimizar distintos processos e superar todos os desafios que apresenta a gestão do pessoal atualmente.

Um software de RH pode oferecer diversos benefícios, como: 

• automatizar as rotinas burocráticas, 
• reduzir os custos operacionais, 
• aumentar a produtividade e a eficiência da equipe, 
• melhorar a comunicação interna, 
• facilitar o controle de dados e indicadores, 
• entre outros.

Alguns dos principais recursos dos softwares de recrutamento e seleção são: 

• recrutamento e seleção online, 
• onboarding digital, 
• avaliação de desempenho, 
• pesquisa de clima organizacional, 
• people analytics, 
• gestão comportamental, 
• e controle de ponto.

Leia também: Como um software de Recrutamento e Seleção pode ajudar em processos de larga escala?

Diferenças entre admissão digital e admissão tradicional

A principal diferença entre a admissão digital e a admissão tradicional é que no processo digital, toda a documentação é enviada e armazenada de forma eletrônica. 

Isso elimina a necessidade de papelada e torna o processo mais rápido e eficiente. 

Além disso, o processo digital permite que as empresas personalizem todo o processo de admissão.

Criando assim fluxos de trabalho específicos para cada cargo e eliminando a possibilidade de erros humanos.

Para ilustrar essa diferença, vamos imaginar dois cenários:

No primeiro cenário, uma empresa usa o método tradicional de admissão. 

Ela precisa contratar um novo vendedor para sua equipe comercial. 

Para isso, ela solicita ao candidato selecionado que compareça à sede da empresa com uma série de documentos impressos.

Como por exemplo o RG, CPF, carteira de trabalho, comprovante de residência, etc. 

O candidato precisa tirar cópias desses documentos em um cartório ou em uma papelaria e levar até a empresa.

Lá, ele preenche alguns formulários em papel e assina o contrato de trabalho. 

O departamento pessoal da empresa precisa conferir todos os documentos manualmente e arquivá-los em pastas físicas. 

Esse processo pode levar vários dias até ser concluído.

No segundo cenário, uma empresa usa o método digital de admissão. 

Ela também precisa contratar um novo vendedor para sua equipe comercial. 

Para isso, ela envia ao candidato selecionado um link para acessar uma plataforma online onde ele pode enviar os mesmos documentos citados acima digitalizados.

O candidato pode escanear esses documentos com seu celular ou computador e enviá-los pela internet. 

Lá, ele preenche alguns formulários online e assina o contrato de trabalho com assinatura eletrônica. 

O departamento pessoal da empresa recebe todos os documentos em formato digital e verifica se estão corretos e armazena-os em nuvem. 

Esse processo pode levar apenas algumas horas até ser concluído.

Como podemos ver, a admissão digital oferece mais praticidade, rapidez e segurança tanto para as empresas quanto para os candidatos. 

Por isso, ela é uma tendência cada vez mais forte no mercado atual.

Importância de adotar processos de admissão digital

A tecnologia facilita e automatiza as funções administrativas do departamento de pessoal. 

Com isso, os colaboradores podem se concentrar em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado para a empresa. 

Além disso, o processo de admissão digital é uma forma de atrair novos talentos que esperam que as empresas tenham processos modernos e eficientes.

Ao adotar processos de admissão digital, as empresas podem reduzir custos com papelada e armazenamento de documentos físicos. 

Essas informações dos colaboradores também ficam mais seguras, já que são armazenadas em nuvem e podem ser acessadas apenas por pessoas autorizadas.

Como funciona o processo de admissão digital

O processo de admissão digital pode ser dividido em quatro etapas principais:

#1 Envio e análise de documentos

O primeiro passo do processo de admissão digital é o envio de currículos e outros documentos, como diplomas e certificações, por meio de um formulário online. 

As empresas podem usar ferramentas de análise de currículos para identificar rapidamente os candidatos mais qualificados para cada vaga.

#2 Armazenamento das informações

Com os documentos enviados, as informações são armazenadas em um banco de dados eletrônico, facilitando o acesso e a organização dos dados dos candidatos. 

Esse armazenamento é feito de forma segura em nuvem, garantindo a integridade e privacidade das informações.

#3 Personalização do processo de admissão

Uma das vantagens do processo de admissão digital é a possibilidade de personalizar todo o processo conforme as necessidades da empresa e do cargo em questão. 

É possível criar fluxos de trabalho específicos para cada etapa da admissão, incluindo testes de habilidades, entrevistas online e dinâmicas de grupo.

#4 Carta proposta e assinatura digital

Com o candidato selecionado, a empresa pode enviar uma carta proposta por meio eletrônico, que inclui todas as informações do cargo e os termos do contrato. 

O candidato pode então assinar o contrato de trabalho digitalmente, garantindo que todo o processo seja feito de forma segura e ágil.

Esse processo digital também pode ser aplicado em uma carta demissional, tornando todo o processo mais fácil e menos trabalhoso para ambas as partes envolvidas.

#5 Onboarding digital

Após a assinatura do contrato, o colaborador recebe todas as informações necessárias para iniciar seu trabalho e fazer o onboarding digital. 

Isso inclui instruções sobre o funcionamento da empresa, descrição das tarefas, materiais de treinamento e outras informações úteis para o desempenho do cargo.

Quais são as vantagens do processo de admissão digital?

O processo de admissão digital oferece diversas vantagens tanto para as empresas quanto para os candidatos. 

Veja algumas delas:

• Otimização do tempo: A admissão digital pode reduzir em até 60% o tempo gasto com a contratação. Isso significa mais agilidade e produtividade para o RH e menos espera para os candidatos.
  
• Redução de erros e custos: A transformação digital vem para automatizar e ajudar na diminuição de falhas manuais e operacionais. Isso evita retrabalhos, multas e prejuízos financeiros para a empresa. Além disso, a redução da papelada também gera economia de recursos materiais e espaço físico.
  
• Autonomia: O candidato pode enviar seus documentos quando quiser e onde estiver, sem depender da disponibilidade do RH ou da empresa. Isso dá mais liberdade e flexibilidade para os candidatos.
  
• Melhoria da experiência do candidato: A admissão digital proporciona uma experiência mais positiva e moderna para os candidatos, que se sentem valorizados e acolhidos pela empresa. Isso contribui para a imagem da marca empregadora e para a retenção de talentos.

Leia também: Processo Seletivo: Quantas etapas são ideais?

Como podemos ver, a admissão digital é uma tendência que veio para ficar e traz diversos benefícios para as empresas e para os candidatos. 

Por isso, vale a pena investir nesse modelo de recrutamento e seleção para tornar o processo mais ágil, eficiente e de qualidade.