Você quer diminuir o tempo gasto nas suas tarefas, mas não quer perder em qualidade. Além disso, deseja mostrar mais resultados para os gestores e posicionar a gestão de pessoas de forma estratégica. Bom, a tecnologia pode ajudar a resolver esses problemas — e muitos outros! É por isso que, no post de hoje, vamos dar dicas de gestão de pessoas aliadas a alguns recursos que vêm se destacando nas empresas.
A tecnologia está mudando a forma como você se relaciona com o mundo ao seu redor — e isso inclui o ambiente de trabalho. Essas transformações podem trazer diversos benefícios, melhorando a competitividade da sua organização no mercado.
Descubra agora quais as vantagens da utilização de ferramentas tecnológicas na sua gestão de pessoas e confira nossas sugestões sobre o assunto!
Quais os benefícios do uso da tecnologia na gestão de pessoas?
Sua equipe pode estar gastando muito tempo em processos operacionais. Esses processos incluem a organização da folha de pagamentos ou análise de dados da avaliação de desempenho, por exemplo. Com isso, ela pode não ter tempo para focar na melhoria dos processos e corre o risco de ficar sobrecarregada.
Quando você não investe na utilização da tecnologia, seus colaboradores ficam menos disponíveis para focar no planejamento de ações mais estratégicas — e são exatamente elas que geram resultados reais para a sua empresa.
Ao automatizar o setor de gestão de pessoas, seus profissionais poderão concentrar seus esforços no que realmente importa. Isso aumenta a produtividade da sua equipe e melhora os resultados gerados para a organização como um todo.
A automatização de processos melhora, ainda, o fluxo de informação e de comunicação dentro da empresa, permitindo que todos os envolvidos tenham acesso às informações em tempo real e de qualquer lugar. Além disso, ela diminui a incidência de erro humano gerado por inserção de dados de forma manual.
Como automatizar a gestão de pessoas?
Ao pensar em automatizar o seu setor, você pode ter dificuldades em escolher as melhores ferramentas. Também pode não ter muita clareza sobre como utilizá-las na sua empresa e quais processos podem ser automatizados. Pensando nisso, separamos a seguir algumas dicas de onde utilizar a tecnologia na gestão de pessoas para obter melhores resultados. Confira!
1. Faça videoconferências
Existem diversas ferramentas de videoconferência disponíveis no mercado. A maioria delas são gratuitas e de fácil utilização. Elas permitem que você se reúna com a sua equipe de qualquer lugar e no momento mais apropriado, além de diminuir os custos e desgaste com o deslocamento, possibilitando reuniões mais pontuais e efetivas.
Você pode, ainda, utilizar essas ferramentas no seu processo de recrutamento e seleção, investindo em entrevistas por videoconferência. Além de agilizar o processo, isso viabiliza que os gestores participem das entrevistas e acompanhem o processo mais de perto.
2. Crie uma rede social interna
Há várias ferramentas que proporcionam novas formas de interação com os seus colaboradores. Você pode utilizá-las para divulgar informações internas e status sobre as metas de cada um dos setores da sua empresa, por exemplo.
Com isso, você possibilita um melhor alinhamento dos seus profissionais com a organização. Afinal, aumenta-se o sentimento de pertencimento dos seus funcionários, que ficam mais inteirados do que está acontecendo na empresa como um todo e do status das suas metas. Essas ações também facilitam o endomarketing e melhoram a satisfação dos colaboradores com a companhia, pois além de gerar mais interação, como ressaltado, contribui para o reconhecimento das metas atingidas.
3. Acompanhe os processos em tempo real
Ferramentas de acompanhamento de processos internos e projetos geram mais clareza sobre o que está acontecendo dentro do seu setor de gestão de pessoas. Com elas, você pode acompanhar cada passo do processo, as datas previstas de entrega de um determinado trabalho e o responsável por isso. Assim, é possível monitorar de perto o andamento das tarefas e prever possíveis atrasos antes do fim do projeto.
Um exemplo disso é a utilização dessas ferramentas no recrutamento e seleção. Separando o processo em pequenos passos com prazos bem definidos, você acompanha melhor seu andamento e consegue intervir caso haja atraso de uma das etapas, evitando o atraso da seleção no geral.
4. Capacite à distância
Capacitar os seus funcionários é essencial para seu desenvolvimento dentro da empresa, então pode ser interessante investir em plataformas de ensino a distância para treinar sua equipe de colaboradores. Nelas, você encontra diversos treinamentos, tanto gratuitos quanto pagos, para a capacitação de seus profissionais.
Você pode, inclusive, criar uma plataforma única na sua empresa com treinamentos que podem ser vistos de qualquer lugar e a qualquer momento. Inclua treinamentos básicos para os novos funcionários, além de capacitações técnicas para os antigos se atualizarem.
Dessa maneira, você promoverá o desenvolvimento da sua equipe, focando nas necessidades de cada um, investindo nas competências necessárias para a realização das suas tarefas e economizando com treinamentos presenciais. Além disso, com esses recursos, os colaboradores podem escolher o melhor momento para realizar os treinamentos, o que lhes dá mais autonomia.
5. Invista em Big Data
Big Data é uma forma de recolher e armazenar grande quantidade de dados e analisá-los em busca de informações, que facilitarão a tomada de decisão da sua empresa. Essa ferramenta permite que você tome decisões mais assertivas em diversos processos da gestão de pessoas.
O uso do Big Data permite que você mapeie talentos, tanto dentro quanto fora da organização, reconhecendo com mais clareza os colaboradores que estão mais engajados e motivados e melhorando sua produtividade ainda mais. Isso também é útil de modo que você identifique talentos para cargos antes mesmo de abrir um processo de recrutamento e seleção.
Além disso, você pode analisar informações sobre os membros que deixam a empresa. Dessa forma, consegue perceber as variáveis que geram o desligamento de funcionários. Intervir nelas vai diminuir o seu índice de turnover e o gasto com demissões e novas contratações.
6. Melhore seus processos de comunicação
Cuidar da comunicação é fundamental para um trabalho otimizado. É importante que as informações sejam passadas com clareza e na medida certa, evitando mal-entendidos, confusões ou sobrecargas. Isso vale tanto entre gestores e colaboradores e entre profissionais do mesmo setor e diferentes áreas da empresa. Vale lembrar, ainda, que a transparência também é essencial.
Para melhorar os seus processos de comunicação, é possível contar com a utilização de softwares, por exemplo, que forneçam espaços de bate papo. As redes sociais internas e aplicativos de agenda e cronograma, que possam ser utilizados pela equipe simultaneamente, podem ser muito eficientes nessa tarefa.
7. Utilize Inteligência Artificial nos processos de recrutamento e seleção
Esse recurso ajuda a otimizar seus processos, por exemplo, ao reduzir o tempo de algumas etapas e facilitar a análise de dados. Uma forma de utilizar a Inteligência Artificial é na triagem de currículos, selecionando aqueles que se adequam à vaga e ao perfil da empresa.
Isso já contribui muito para a agenda dos profissionais, pois a quantidade de documentos recebidos é muito grande e demandaria muito tempo para ser avaliada pessoalmente. Também é possível utilizar algoritmos para marcar entrevistas e enviar emails automaticamente aos candidatos, avisando que sua inscrição no processo foi confirmada e por aí vai.
Vale lembrar que a ação dos gestores e colaboradores continua sendo essencial no recrutamento e seleção. A IA pode ser adaptada a diversas etapas, mas é preciso, portanto, ter atenção e saber quando ela é o melhor auxílio.
8. Encontre os softwares certos
Além de auxiliar nos processos de recrutamento e seleção e na comunicação interna, existem softwares e programas para várias situações no setor de gestão de pessoas. Eles podem otimizar, por exemplo, algumas atividades da folha de pagamento, controle de férias, admissão de funcionários e outras tarefas do tipo.
Assim, você e os demais profissionais do setor ganham mais tempo para se atentar a outros afazeres, como cuidar da satisfação dos colaboradores e resolver problemas do clima organizacional, entre outras atividades que interferem diretamente na produtividade. É importante se informar sobre o que está disponível no mercado e encontrar as melhores ferramentas para cada objetivo, adequando-se à realidade da empresa e de seus funcionários.
9. Cuide da motivação
Ao falarmos de dicas de gestão de pessoas, esse ponto não poderia faltar. Afinal, o mais importante para o seu setor e para toda a empresa, de modo geral, são os colaboradores. A motivação é, portanto, um fator no qual é essencial investir. Além do mais, ela permite melhorar a produtividade e o engajamento do seu pessoal.
É preciso oferecer boas condições do trabalho e pensar em motivar seus funcionários para além da remuneração. Mostrar ao profissional que ele é valorizado, investir em sua carreira e promover a saúde e o bem-estar, fora o equilíbrio, são algumas ações que fazem toda a diferença nesse sentido.
Vale lembrar que a tecnologia também pode contribuir na tarefa de cuidar da motivação. Existem softwares, por exemplo, que monitoram a eficiência dos benefícios oferecidos, ajudando a definir os mais adequados para seus funcionários.
Com essas dicas, esperamos que você esteja preparado para automatizar seus processos e melhorar a produtividade da sua equipe. Assim, sua gestão de pessoas se torna mais estratégica e você gera mais resultados para a empresa. Além disso, aumenta-se a produtividade dos seus colaboradores.
Por fim, esses recursos ainda são novidade, por isso pode ser necessário preparar sua equipe para utilizá-los. Treinamentos e capacitações que ajudem os funcionários nesse sentido são uma boa ideia. Respeite o tempo de cada um e forneça o apoio necessário.
Esperamos que tenha gostado das nossas dicas de gestão de pessoas! Agora, convidamos você a conferir nosso post sobre as tendências de gestão de pessoas e desenvolvimento humano, para ainda mais dicas da sua área!
