De fato, saber como calcular produtividade dos colaboradores é um grande passo, pois garante o subsídio das decisões diárias com informações reais, além de montar planos estratégicos para a melhoria contínua desse número. A questão é: como isso pode ser feito?
Diversas ferramentas podem ser empregadas. Dentre as principais, é possível destacar o uso de metas S.M.A.R.T. de trabalho, novas tecnologias e avaliações de desempenho em 360 graus — além do acompanhamento de indicadores-chave de desempenho, que deve ser constante.
Isso porque, de acordo com pesquisas recentes, apenas 39% do tempo de trabalho é aproveitado de forma realmente produtiva. E o restante? Perde-se em reuniões desnecessárias, bate-papos e verificações contínuas aos e-mails.
Pensando nisso, separamos este guia especialmente para você, em que vamos ensinar como calcular produtividade de colaboradores de forma eficaz. Interessado? Então, continue lendo e fique por dentro do assunto!
Monitore o alcance das metas de trabalho
As metas de trabalho funcionam como uma bússola, direcionando toda a equipe ao alcance do que é desejado pela empresa. Para tanto, é preciso saber desenvolver metas funcionais e compartilhá-las com a equipe, além de cobrá-las continuamente.
O mais importante, contudo, é que essas metas também atuam como um grande termômetro de produtividade.
Profissionais produtivos costumam batê-las com periodicidade, mesmo nos contextos mais adversos. Já os improdutivos tendem a dar desculpas e terceirizar a culpa pelo fracasso. Por isso, é preciso desenvolver metas inteligentes.
Hoje, um dos padrões mais utilizados de metas é o S.M.A.R.T., acrônimo de 5 palavras do inglês. De acordo com esse padrão, uma boa meta deve ser: específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal, isto é, com prazo bem definido.
Assim, ao trabalhar com metas, o foco deixa de estar no número de horas trabalhadas por funcionário e passa a estar nos resultados, efetivamente alcançados. E isso é muito importante Afinal, lembre-se sempre de que a produtividade não diz respeito ao tempo trabalhado, mas sim aos resultados entregues dentro da companhia.
Acompanhe os indicadores-chave de desempenho
Os indicadores-chave de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators) podem ser utilizados no mesmo sentido. No entanto, é preciso conhecer e saber aplicar os indicadores certos, além de alimentá-los com informações reais.
Nesse sentido, um ótimo indicador é o de conversão de vendas. Basicamente, ele consiste em saber quantas propostas (ou orçamentos) se transformaram em vendas reais para a empresa. Para chegar a um resultado em percentual, basta dividir o total de vendas pelo número de orçamentos emitidos no mesmo período, depois multiplicar por cem.
Outro indicador que pode ser utilizado é a taxa de absenteísmo. Ela releva o percentual de funcionários que se abstêm do trabalho, seja por atrasos ou faltas. Para identificá-lo, basta dividir o número de horas não trabalhadas (faltas ou atrasos) pelo número de horas efetivamente trabalhadas, e multiplicar o resultado por cem.
Ainda existem outros indicadores, basta definir os que você considera mais importantes para o seu caso. Assim, você terá sempre informações estratégicas, as quais podem ser utilizadas para cobrar melhores resultados do time e incentivar sua alta performance.
Utilize a ferramenta de Jack Welch
Jack Welch foi o CEO da General Eletric por algumas décadas, período em que conseguiu decuplicar a companhia, tornando-a muito mais produtiva.
Para tanto, uma das suas principais ferramentas é conhecida hoje como “os 4 tipos de colaboradores de Jack Welch”, usada para avaliar os profissionais que eram produtivos e aderentes à cultura organizacional.
Essa análise dos funcionários baseia-se em duas principais variáveis: resultados entregues e valores abraçados. Para utilizá-la, deve-se avaliar os colaboradores em cada valor da empresa, com nota de 0 a 10. Em seguida, utilizar a mesma numeração para avaliar os funcionários em relação aos indicadores e metas.
No final, será possível identificar 4 tipos de colaboradores:
-
- os que entregam resultados e abraçam os valores — devem ser promovidos, se possível;
- os que não entregam resultados, mas abraçam os valores — devem ser treinados;
- os que entregam resultados, mas não abraçam os valores — devem ser desligados;
- os que não entregam resultados e não abraçam valores — devem ser desligados.
De fato, sempre há muitas dúvidas em relação ao colaborador número 3, que entrega resultados (é produtivo), mas não abraça valores. Mas o mais indicado é desligá-lo, e o motivo é simples: suas atitudes imprudentes podem “contaminar” todo o time, causando problemas mais graves para a companhia.
Em outras palavras, apoiá-lo pode custar muito caro no futuro.
Realize avaliações de desempenho em 360 graus
A avaliação de desempenho é uma atividade crucial na gestão de pessoas. Com ela, é possível saber se os profissionais estão sendo produtivos como deveriam, bem como onde está o “gap” entre o real e o ideal. E um dos modelos mais conhecidos dessa avaliação é o 360 graus.
Nesse caso, o desempenho dos funcionários é avaliado por diversas pessoas à sua volta, como seus superiores, subordinados e colegas de trabalho. O objetivo é ter uma visão holística sobre ele, ou seja, saber como ele se comporta e produz nos mais diversos contextos de trabalho.
Uma boa avaliação de desempenho garante que eventuais problemas de postura sejam identificados, os quais podem ser eliminados com treinamentos ou feedbacks. E, desse modo, é possível motivar novos comportamentos, mais produtivos e de acordo com o desejado.
Também há a avaliação em 180 graus, em que apenas o superior imediato avalia o desempenho do colaborador. Ela também pode ser utilizada, mas oferece uma visão pouco abrangente.
Conte com a ajuda da tecnologia
Para finalizar, é importante entender que a tecnologia pode, sim, te ajudar bastante. Na realidade, é cada vez mais necessário integrá-la ao dia a dia da gestão de pessoas.
Hoje, um bom software pode auxiliar a monitorar os resultados alcançados, o andamento dos projetos que estão sendo desenvolvidos, o nível de capacitação da equipe, e assim por diante. Como exemplo, podemos destacar ferramentas que auxiliam na gestão de projetos ou no controle diário dos pontos, por exemplo.
Além disso, vale destacar que a produtividade deve ser pensada desde as primeiras etapas do relacionamento com os profissionais, como o processo de recrutamento e seleção. Logo, é importante contar também com um sistema que otimize essa tarefa, tornando-a mais ágil e eficiente na aquisição de verdadeiros talentos para a empresa.
Enfim, agora você está por dentro do assunto! Então, aplique as ferramentas citadas para mensurar a produtividade dos seus colaboradores. Depois, ofereça feedbacks e treinamentos para obter resultados ainda melhores. No final, sem dúvida, toda a companhia será beneficiada.
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