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A mudança nas relações de trabalho, na sociedade atual, é refletida, até mesmo, na presença dos funcionários dentro da empresa. O que antes era visto como algo impossível, atualmente, é cada vez mais comum. As empresas têm entendido o home office como uma possibilidade real, justamente pelas vantagens que proporciona.

Um dos principais desafios para as organizações é definir como esse regime de trabalho será posto em prática. A implementação depende da definição de novos e de melhores acordos, de modo que colaboradores e empresas saiam ganhando nessa relação mais flexível. Neste post, você entenderá como funciona o home office e quais são as suas vantagens!

O que é home office?

O home office é um modelo de trabalho em que o colaborador não precisa estar dentro do escritório da empresa. Apesar do nome, ele também não precisa trabalhar necessariamente de casa. Atualmente, há espaços, como os de coworking, em que profissionais remotos dispõem de um ambiente em que podem trabalhar de forma adequada.

Independentemente de atuar em casa ou não, o funcionário tem maior liberdade quanto à rotina de deslocamento diário à sede da empresa. Por si só, isso já representa vantagens para ele. Para as empresas, se há regras bem definidas, os resultados também se mostram positivos.

Há duas formas como esse modelo de trabalho se apresenta nas empresas: uma possibilidade que pode ser aproveitada em alguns momentos ou uma prática fixa. Em qualquer uma dessas escolhas, o desafio é não perder a produtividade. Trabalhar em casa não pode ser algo que diminua a concentração.

Modelos de trabalho combinados

Muitas empresas têm adotado a flexibilização dessa relação entre colaborador e escritório, não dando a liberdade completa para que ele só trabalhe remotamente, mas sendo mais permissiva. Nesses casos, é comum que as companhias definam os dias nos quais os colaboradores precisam estar na sede da empresa, ou seja, eles dividem sua atuação entre remota e presencial.

Algumas companhias implementam esse modelo de trabalho combinado como forma de gerir melhor o bem-estar dos colaboradores. Flexibilizar a ida ao escritório é uma forma de permitir que funcionários tenham dias de escolha, em que podem, por exemplo, trabalhar de casa e passar mais tempo com as suas famílias.

Essa maior flexibilização também pode ser aplicada como um período de transição, caso a empresa esteja estudando a possibilidade do trabalho remoto de forma permanente. Independentemente de abranger todos os funcionários ou apenas alguns, flexibilizar e combinar trabalho presencial e remoto ajuda a realizar testes e a mensurar a produtividade durante esse período.

Modalidade essencial para cargos específicos

Mais do que uma simples filosofia sobre as relações de trabalho, o regime de home office também funciona perfeitamente para colaboradores que passam mais tempo fora da empresa. Há pessoas que ocupam cargos que exigem que sua rotina seja composta de reuniões, visitas de vendas, viagens a negócios e uma série de outros compromissos remotos.

Seria praticamente inviável que esses colaboradores precisassem, além de realizar todos esses trabalhos externos, voltar ainda ao escritório para terminar demandas. Por isso, o regime de trabalho remoto é essencial para não sobrecarregar colaboradores nessa situação, garantindo que eles tenham liberdade com a sua atuação.

Nesse caso, não se trata de um home office em que o funcionário abrirá seu computador em casa todos os dias e cumprirá com o seu expediente. São, na verdade, pessoas que estão sempre em deslocamento e que precisam ter a flexibilidade de poder responder a e-mails, acessar plataformas de gestão, fazer chamadas de trabalho e uma série de outras tarefas de qualquer lugar do mundo.

Home office na pandemia

Embora o home office já fosse uma tendência, o isolamento social, tão necessário nesses tempos de pandemia, adiantou o processo de implementação dessa nova forma de trabalho. O que ocorreu simplesmente porque muitas empresas, que precisavam continuar operando, não podiam mais receber os colaboradores em suas instalações. Nesse cenário, viabilizar o trabalho em casa acabou se tornando a única opção.

A grande questão é que, como o home office ocorreu por uma necessidade, boa parte das companhias não estava preparada para ele, o que pode ser visto em uma pesquisa realizada pela FIA e FEA/USP. Segundo a pesquisa, apenas 13% dos entrevistados alegam ter recebido equipamentos apropriados para desempenhar suas funções em casa.

Mas é interessante ressaltar que, segundo a mesma pesquisa, 70% dos participantes se dizem motivados a permanecer no sistema de home office. Esse dado é uma indicação clara de que, mesmo depois da pandemia, muitos profissionais tendem a se manter nesse regime de trabalho.

Isso ocorre porque o home office beneficia tanto o trabalhador quanto a empresa. Nesse modelo de trabalho, o colaborador pode ficar mais próximo de sua família e perde menos tempo com o deslocamento. A empresa, por sua vez, precisa gastar menos com instalações físicas quando o profissional desempenha suas funções de casa. Além disso, custos com energia elétrica, luz, e internet também são reduzidos.

Para que o trabalho em casa apresente bons resultados, porém, é importante que ele seja otimizado por boas práticas. Práticas como as que veremos a seguir, no próximo tópico.

Como o home office pode ser implementado?

As ideias de estrutura de trabalho ainda são engessadas no antigo conceito de que o colaborador precisa estar na sede. Isso dificulta a implementação para algumas empresas, então, é necessário que a companhia esteja disposta a se flexibilizar.

Outro ponto importante é entender quais cargos estão aptos ao home office. Realmente, nem toda função pode ser desempenhada remotamente. A empresa deve analisar as tecnologias que tem, as necessidades de cada cargo e se realmente é necessário ter os trabalhadores em sua sede.

A implementação também depende de regras e de determinações bem estabelecidas. A produtividade é algo que precisa estar sob avaliação, já que é um indicador de que o trabalho longe do escritório tem apresentado bons resultados. Os trabalhadores não podem ficar acima ou abaixo da carga horária definida por lei.

Nesse processo de implementação, o home office pode ser estudado apenas como uma possibilidade, por exemplo, em situações específicas — alguns dias na semana, de acordo com as necessidades pessoais do funcionário, ou em algumas datas, como pontos facultativos. O importante é ter tudo isso bem definido e com regras.

Mensuração com o suporte da tecnologia

O ponto de partida da implementação do home office é entender se há uma relação de confiança entre o colaborador e os seus gestores. Monitorar as horas trabalhadas seria uma tarefa complexa, trabalhosa e que, concretamente, não traz a percepção real do nível de produtividade do funcionário.

A melhor forma de mensurar isso é justamente avaliando resultados. Empresas, com suporte de analistas de dados posicionados no setor de cada colaborador, e também do RH, podem acompanhar o desempenho de cada funcionário e como ele tem contribuído para o alcance dos objetivos da sua área na companhia.

Treinamento e direcionamento ao colaborador

Nem sempre os colaboradores já tiveram alguma experiência prévia com o regime de trabalho remoto, o que pode tornar o home office uma dificuldade concreta. A empresa busca justamente o contrário, ou seja, é importante a preocupação com a preparação e com o direcionamento do colaborador.

Assim, regras e orientações definidas com clareza ajudam concretamente a estabelecer as práticas essenciais e necessárias para manter a rotina de trabalho. Esse direcionamento deve contemplar as ferramentas a serem usadas, como são operadas, quais práticas são essenciais para manter uma boa comunicação, além de qualquer outra nova realidade específica à rotina de trabalho remoto.

Comunicação com a empresa

Embora o home office seja adequado a grande parte das posições em uma empresa, algumas atividades simplesmente não podem ser realizadas fora de suas dependências. Principalmente aquelas que precisam de equipamentos específicos, ou que apresentam algum risco.

Neste contexto, é importante que a empresa garanta uma linha de comunicação para que profissionais que trabalham em casa possam contatar facilmente seus colegas na empresa, quando isso se fizer necessário.

Além disso, uma comunicação eficiente entre o colaborador que faz home office e a empresa abre espaço para que os gestores tenham mais interação com eles. O que lhe permite monitorar seu desempenho e fornecer feedbacks mais facilmente.

Hoje em dia, a tecnologia oferece diversas ferramentas para que essa comunicação seja feita de uma maneira eficiente. Ferramentas essas que podem ser usadas mesmo em outras atividades importantes, como em uma vídeo entrevista.

Metas e indicadores de desempenho

O objetivo final do home office é beneficiar o colaborador e otimizar as rotinas da empresa, reduzindo seus custos, aumentando seus níveis de produtividade e, por consequência, a tornando mais lucrativa. A questão é, como garantir que esses resultados estão sendo alcançados?

Neste contexto, a empresa, em parceria com o setor de Recursos Humanos, precisa definir quais objetivos deve auferir ao permitir que os colaboradores trabalhem em casa. Além disso, é necessário que a organização crie indicadores de desempenho que lhe permitam monitorar se as metas estabelecidas estão sendo alcançadas ou não.

Por meio desses cuidados, uma companhia é capaz de ter um controle mais elevado sobre a produtividade dos colaboradores que trabalham em casa e de elaborar estratégias para otimizar seu desempenho.

Organização para o trabalho

Quando pensamos no trabalho em casa, a organização é um dos fatores mais importantes. Afinal, sem ela, um colaborador simplesmente não pode ser produtivo. Por essa razão, é importante que a empresa oriente o colaborador nesse sentido.

Em primeiro lugar, o profissional precisa escolher um lugar adequado para trabalhar. O ideal é um ambiente mais calmo, em que ele não seja interrompido com frequência. Além disso, o profissional precisa alocar as ferramentas que utiliza durante o trabalho de um modo inteligente, para que não precise perder tempo procurando por eles, quando forem necessários.

O importante é que o local em que o colaborador vai trabalhar em casa otimizada o bastante para que ele possa desempenhar suas funções tão bem, ou ainda melhor, do que ele desempenhava nas dependências da empresa.

Preocupações com a saúde mental do colaborador

O distanciamento social pode ser um problema para quem, durante muitos anos, esteve acostumado a trabalhar cercado de pessoas em um ambiente normal de interação. Apesar de o home office trazer muitas vantagens e comodidades, nem todos conseguem absorver o máximo desses fatores, e a saúde mental pode sofrer sensíveis ou maiores impactos nesse processo.

Por isso, o RH deve ter a preocupação em avaliar constantemente como os colaboradores têm lidado com as novas rotinas do trabalho remoto. Por mais que a tecnologia tenha trabalhado para fazer com que esse afastamento seja somente geográfico, há sempre riscos de os colaboradores não se adaptarem.

Esse monitoramento é ainda mais importante em tempos de pandemia, onde a tensão do risco de contaminação e a pressão de não poder sair de casa podem afetar ainda mais os colaboradores. Principalmente aqueles que não estavam preparados para o home office.

É papel da empresa manter uma avaliação regular do nível de satisfação das pessoas e entender se elas sofrem impactos na saúde mental e, caso isso aconteça, prestar suporte para que lidem com essas questões.

Cuidados com a segurança da informação

Um fator importante que deve ser devidamente pensado por gestores de empresas é a questão da segurança da informação. Sem especialistas de TI alocados, há maiores riscos de que os funcionários não sigam as boas práticas de segurança da informação ao trabalharem remotamente. Maus hábitos e práticas inadequadas são perigosos e podem colocar dados e informações estratégicas em risco.

Por isso, a empresa deve ter uma preocupação acerca de garantir aos colaboradores que eles possam operar em ferramentas totalmente protegidas e com parâmetros sólidos de proteção à informação. Além desses recursos operacionais, orientações, dicas e uma cartilha de responsabilidade devem ser veiculadas, garantindo que todos trabalhem sob as mesmas práticas seguras.

Qual é a relação com o cloud computing?

A relação desse modelo de trabalho com a tecnologia é muito grande. É possível afirmar que o home office só se tornou uma ideia concreta por conta do avanço dos recursos tecnológicos que as empresas têm adotado na sua rotina de trabalho. Entre eles, o cloud computing se tornou primordial, facilitando muito a atuação remota.

É uma tendência crescente que os softwares e sistemas de gestão sejam desenvolvidos todos em nuvem. Dessa forma, colaboradores não dependem de computadores específicos para acessar essas plataformas. Elas podem ser usadas em qualquer lugar, já que as informações e os dados não são salvos em locais físicos.

Softwares com tecnologia cloud computing são flexíveis e se tornaram a base do trabalho remoto. De onde quer que o colaborador esteja, suas demandas podem ser vistas, já que basta um login para acessar o sistema.

Alguns deles chegam a ser instalados em máquinas ou funcionam como aplicativos para smartphones, no entanto, as informações são salvas na nuvem. Isso possibilita que elas sejam acessadas de qualquer lugar e a qualquer hora. Se a empresa usa esses sistemas, o home office pode ser proposto.

Quais ferramentas essenciais ajudam na rotina de trabalho remoto?

O trabalho em home office só é realmente eficaz se o colaborador tiver à disposição todas as ferramentas que o ajudam a ser produtivo e todas as possibilidades de operação e comunicação. Nos escritórios, geralmente não faltam esses softwares, mas a realidade é que muitos dos usados em trabalho remoto são dedicados justamente a compensar esse distanciamento social.

A seguir, veja quais são os principais que não devem faltar em um regime de home office!

PABX virtual

O PABX virtual é um software de telefonia que permite criar uma rede de atendimento com a mesma infraestrutura que é implementada fisicamente em empresas. Assim, por meio de um computador, colaboradores conseguem atender a chamadas de SAC ou do próprio ramal da empresa, mesmo sem estar no escritório.

Softwares de comunicação

Os softwares de comunicação são os principais quando se trata de reunir colaboradores em um ambiente virtual que facilite a comunicação. Seja na troca de mensagens escritas, seja em chats dinâmicos, seja em reuniões em vídeo, essas ferramentas são voltadas para criar verdadeiros escritórios virtuais. Entre os principais, estão:

• Slack;
• Teams;
• Basecamp;
• Facebook Workplace;
• Zoom;
• Skype.

Plataformas de colaboração de conteúdos

O acesso e a troca de informações, arquivos e dados também precisam ser facilitados. As plataformas de colaboração e de acesso a materiais online são ótimas para que, de forma centralizada, colaboradores possam compartilhar conteúdos relevantes à operação. Entre os melhores softwares com essa finalidade, estão:

• Google Drive;
• Dropbox;
• Google Docs.

Quais as vantagens do regime de home office?

Apesar de a insegurança ainda ser um impeditivo, muitas empresas já adotaram esse estilo de trabalho e isso gerou consequências muito positivas. O home office traz benefícios concretos tanto para a empresa quanto para o colaborador. A seguir, veja quais vantagens podem ser aproveitadas!

O funcionário se torna mais independente

A maior independência do funcionário é um ganho e tanto. Ele faz seus próprios horários, lida melhor com a sua rotina e decide quando almoça, quando descansa e quando começa o seu dia. Apesar de parecer muita flexibilidade, isso pode proporcionar resultados interessantes.

Nesse regime, o colaborar tem liberdade para definir o que funciona melhor para si próprio.

A empresa espera apenas produtividade, então, dar essa independência é uma forma de demonstrar confiança. Ciente da responsabilidade, o funcionário tende a valorizar essa independência e se engajar. Consequentemente, isso se traduz em resultados.

O funcionário fica menos estressado

Independentemente de esforços nesse sentido, nem sempre as empresas conseguem tirar o peso dos ambientes de trabalho. Eles tendem a ser estressantes e isso impacta o colaborador. Trabalhar em casa traz sensação de amistosidade, de conforto e de tranquilidade, ou seja, é um ambiente propício para o bom rendimento.

Esse regime de trabalho é uma estratégia muito interessante para tirar o colaborador de dentro do escritório, reduzindo a pressão que nem sempre é positiva. Em casa ou em locais mais amistosos, esse trabalhador pode se concentrar em suas demandas sem se sentir excessivamente cobrado.

Há menos custos para a empresa

Se há menos trabalhadores no escritório, naturalmente, isso significa menos custos para a empresa. Essa redução vem do consumo de material de papelaria e do uso de energia e de água, além de ter relação direta com o tamanho do local. Com menos pessoas na empresa, certamente uma sala ou um prédio menor são suficientes.

Os custos são reduzidos de forma ampla, já que não há a presença do trabalhador, muito menos o deslocamento. Assim, as empresas não precisam pagar — ou podem flexibilizar — os valores de auxílio-transporte.

A produtividade é potencializada

Com um local de trabalho de escolha do funcionário, com condições ideais e mais amigáveis, espera-se que ele esteja mais motivado e produza mais. Se as regras estão bem definidas e a cobrança por resultados é clara, a tendência é de que a produtividade aumente, sem a necessidade de reter os colaboradores dentro de um escritório.

É importante que a oferta do home office seja transmitida como um benefício, porém, dentro de uma relação justa de troca. O funcionário conta com a flexibilidade de não precisar ir até a empresa, mas, em contrapartida, precisa compensar isso com resultados satisfatórios.

A estimativa em pesquisas é de que, em 2020, 50% dos profissionais já trabalharão em regime de home office. É difícil alcançar isso, no entanto, as empresas precisam avaliar essa possibilidade para entender como ela pode ser benéfica.

Com o novo coronavírus e com o distanciamento social forçado, pode ser que esse número tenha até mesmo aumentado, mas é importante também destacar que, nesse caso, foi motivado por um evento imprevisível nos estudos anteriores.

Como você viu, são interessantes as vantagens obtidas com o home office como modelo de trabalho. Tanto empresa quanto colaboradores podem ganhar, desde que haja regras bem definidas. A produtividade deve estar sempre em foco!

Agora que você sabe como funciona o home office, e entende como ele pode beneficiar uma empresa, o que acha de compreender melhor o futuro do trabalho? Leia este artigo e tenha acesso a esse conhecimento!