Estabelecer o orçamento de RH é muito importante. Afinal, ele vai estimar os gastos dos próximos meses e subsidiar a estratégia de gestão de pessoas. Com um orçamento adequado em mãos, torna-se viável investir em pessoas e em tecnologias de ponta.
A grande dúvida é: o que deve ser considerado até se chegar ao valor ideal? Muitos itens. Por exemplo, o retorno sobre investimento e os objetivos genéricos almejados. Nesse sentido, o orçamento deve surgir de um profundo processo de pesquisa.
Nós reunimos tudo o que você precisa saber sobre o tema e como estabelecer o orçamento de RH para o ano todo. Portanto, leia os próximos tópicos com atenção!
Mantenha o foco nos objetivos
Qual o objetivo do seu setor de RH? Se é manter os atuais resultados, o orçamento dos últimos anos é suficiente — com o devido ajuste monetário. Mas, se quer integrar novas tecnologias e estratégias — o que é provável — é necessário refletir um pouco mais.
Imagine que a nova meta da gestão de pessoas é criar uma forte marca empregadora, com o intuito de atrair novos talentos. Isso demanda investimentos substanciais em endomarketing e comunicação interna. Por isso, o orçamento precisa ser adaptado.
Nesse primeiro caso, a dica é simples: avalie quais os objetivos para o ano e quanto eles vão custar à organização. Sem o planejamento, os recursos financeiros do RH não serão suficientes para perseguir os objetivos com a efetividade e o acerto necessários.
Calcule o retorno sobre investimento
Há várias possibilidades de investimento na gestão de pessoas. Do treinamento até a aquisição de tecnologia para entrevista por vídeo. Então, como definir o que vai fazer parte do plano de custos? Pelo retorno que o investimento é capaz de gerar!
Alguns investimentos têm baixo retorno. Em um treinamento mal iniciado, por exemplo, é possível que a equipe absorva pouca coisa. Outros podem ter alto retorno, como é o caso do sistema de recrutamento e seleção, que torna o processo de contratação ágil e acertado.
Para mensurar o retorno, deve-se calcular o ROI (return on investment). Ele relaciona o gasto inicial e a estimativa de ganho obtido para definir o grau de atratividade de um investimento. No orçamento de RH, priorize investimentos que apresentem um ROI elevado.
Use a lógica de comparação
Uma terceira estratégia é descobrir o orçamento dos outros setores da empresa. Qual a estrutura de custos do marketing ou de P&D, por exemplo? As atribuições são claramente diferentes, mas dá para ter uma base para desenvolver seu próprio orçamento.
Seguindo a lógica de comparação, você ainda consegue fazer o benchmarking com outras companhias — concorrentes ou não. Descubra de quanto outros setores de RH precisam para manter suas atividades diárias e o que eles fazem. Assim, terá segurança.
A ideia é espelhar-se em outras firmas ou departamentos. Mas é bom tomar cuidado: outros setores têm custos e objetivos distintos, o que justifica o orçamento superior ou inferior. Use essa tática para ter uma base, nunca para determinar o orçamento.
Imagine os diferentes cenários para o futuro
Projetar o futuro pode ajudar bastante. Ao refletir sobre os próximos meses, você saberá quais novos custos serão somados às tarefas diárias e os incluirá no orçamento. Por causa disso, trabalhe sua criatividade e intuição para pensar no futuro próximo.
Se a organização está passando por um processo de expansão, por exemplo, você sabe que logo precisará investir no recrutamento e seleção de talentos. Por outro lado, se está cortando custos, é provável que o quadro de trabalho seja reduzido.
Faça três projeções para o futuro: uma otimista, uma neutra e outra pessimista. Veja os próximos 12 meses de pontos de vistas diferentes e descubra como isso pode influenciar a estrutura de custos do RH. Assim, poderá criar o melhor orçamento.
Determine os custos que serão reduzidos
Sempre há custos que podem ser reduzidos ou eliminados. A falta de eficiência diária, por exemplo, é um gasto indesejado e que afeta a gestão de pessoas. Determine quais dos atuais custos podem ser cortados ou diminuídos. Acredite: eles existem!
Uma dica importante é contar com a tecnologia. Sistemas modernos podem facilitar todo o fluxo de trabalho e manter a equipe de RH enxuta (portanto, menos onerosa), visto que alguns processos podem ser completamente automatizados.
Alguns exemplos que podemos citar são os softwares de registro de ponto alternativos, de recrutamento e seleção e de folha de pagamento, que vieram para facilitar os processos do RH e diminuir os gastos nas empresas.
Ao reduzir os custos desnecessários, poderá ter um orçamento inferior aos próximos meses ou usar a diferença para fazer investimentos mais estratégicos. De todo modo, nenhum custo é tão pequeno que não mereça ser analisado e, se possível, eliminado.
Pense de maneira estratégica
Não pense com timidez nem enxergue os custos de gestão de pessoas como simples gastos, pois não são. Pense que, para cada R$ 1,00 investido, a empresa pode ter R$ 3,00 ou R$ 4,00 de retorno. Afinal de contas, investir em gente é um grande negócio.
Aproveite para estimular a alta administração a pensar da mesma forma. É comum que os executivos queiram enxugar gastos e busquem por orçamentos baixos. Todavia, mostre o quanto a gestão de pessoas pode ser rentável e contribuir para o sucesso.
Uma prova disso está na pesquisa veiculada pela Universidade de Harvard. Ao analisarem 53 firmas entre 2011 e 2015, estudiosos descobriram que as empresas que têm boas práticas de RH apresentaram desempenho médio 51% superior ao do mercado.
Mantenha o ótimo controle para o futuro
Após definir o orçamento, é necessário manter o ótimo controle das saídas. Isso será muito útil nos próximos anos, quando precisar estabelecer novos orçamentos e de uma base de cálculo. Avalie, então, os gastos por categorias.
Mantenha uma planilha ou sistema com os custos de treinamento, modernização, integração de talentos, construção da marca empregadora e assim por diante. Depois, avalie quais foram os mais rentáveis e que merecem ser otimizados nos próximos anos.
Como observamos, arquitetar o orçamento de RH é um processo que demanda atenção em múltiplos pontos. É preciso definir bem os objetivos do setor, mensurar o ROI, usar a lógica por comparação, projetar a gestão de pessoas para o futuro, entre outras atividades. Assim, você terá sucesso na execução dessa tarefa.
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