Quesitos burocráticos e fluxo de recrutamento e seleção podem ser o diferencial para você não errar mais em suas admissões. Sua empresa quer ser bem-sucedida no mercado? O principal segredo é acertar os trâmites do processo de admissão.

Isso envolve tanto a abertura de uma vaga quanto a seleção do candidato, o processo seletivo e a contratação. Aliás, contratar os profissionais ideais para os cargos disponíveis não é tarefa fácil para o setor de recursos humanos e os gestores, mas é possível minimizar os erros com planejamento e estratégia.

Ser eficaz no processo de admissão requer uma estruturação dos envolvidos na escolha do novo colaborador e também na organização da parte burocrática. Por isso, é fundamental ter em mente a importância tanto da parte burocrática como dos perfis e da perfeita descrição de cada uma das vagas disponíveis. Assim, é possível dar um “tiro” certeiro na hora de definir uma nova contratação.

As companhias que buscam destaque em um mercado tão competitivo têm como prioridade nos seus planejamentos colocar o processo de admissão como foco total para o sucesso. Pensando nisso, preparamos algumas dicas para você não errar mais no processo de admissão da sua empresa. Continue a leitura para saber mais!

Como manter a burocracia na medida certa em processos de admissão?

Todo processo admissional requer atenção aos mínimos detalhes. Organizar-se e ter uma estratégia para seguir todos os processos de exames, entrega de documentação e assinatura do contrato exige rigidez dos profissionais de recursos humanos.

Esses profissionais precisam seguir uma rotina, sem perder o foco da importância de respeitar os direitos trabalhistas do novo colaborador. Separamos alguns pontos que fazem parte desse processo mais burocrático e como proceder em cada um deles. Confira!

Exame Admissional

Esse é o primeiro passo do processo admissional para saber se o novo colaborador está realmente apto para exercer sua função. O exame admissional é obrigatório segundo o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e tende a ser um grande apoio para livrar a empresa de qualquer problema futuro referente à saúde do colaborador e sua função.

Integração

Um dos temas que ganharam muita importância na realidade das empresas é o da integração de novos colaboradores. O processo de admissão precisa ter a integração como um dos detalhes que o complementam, pois de nada adianta contratar o melhor funcionário, seguir uma parte burocrática exemplar, e no final não contribuir para sua adaptação da realidade da empresa.

Esse processo de integração do novo contratado com a cultura da empresa é conhecido como onboarding. É determinado por várias questões, como o ensino de processos e normas, alinhamento das expectativas de empresa e colaborador, entendimento das normas organizacionais e, por fim, a conexão com as relações interpessoais.

Documentos solicitados para a formalização do processo de admissão

Dentro do processo burocrático, que se baseia nas leis trabalhistas, alguns documentos exigidos ao colaborador fazem parte da formalização da contratação. Confira:

• Atestado médico admissional;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Carteira de Inscrição no PIS/PASEP, caso o colaborador possua;
• Declaração de solicitação ou não do vale-transporte;
• Certidão de nascimento, CPF, RG e Título de eleitor;
• Certificado de reservista ou outro documento de alistamento militar;
• Certificado de reservista ou dispensa do serviço militar para colaboradores do sexo masculino.

Treinamento

Imagine um cenário em que o colaborador tem talento para executar a função que lhe será determinada, mas não tem a mínima ideia da rotina do trabalho. A chance de ele se perder e você não conseguir reter esse talento é muito grande.

O ideal é construir uma cultura preestabelecida para novos funcionários. Nesse ponto, os profissionais de recursos humanos e os gestores têm a responsabilidade de preparar o colaborador para determinada função, seja com treinamentos internos, externos ou com estratégias que o deixem à vontade para exercer seu trabalho.

Como construir um fluxo de recrutamento e seleção para seu processo admissional?

Todo processo de recrutamento e seleção é composto por uma série de fases que precisam ser bem planejadas, estruturadas e executadas. Afinal, cada uma delas é essencial para encontrar o candidato certo.

Essas etapas podem sofrer algumas variações de acordo com a empresa, mas existem algumas dicas válidas para todas as companhias, de modo geral. Separamos esses passos a seguir, para você tornar suas contratações mais eficientes e assertivas. Confira!

Planeje e defina as etapas do processo de recrutamento e seleção

Quais perfis se adequam à realidade da sua empresa? Quais habilidades técnicas o seu colaborador precisa ter? Quando o setor de recursos humanos e os gestores conseguem traçar o perfil, tanto relacionado a competências quanto em relação ao comportamento, fica muito mais fácil acertar no início do processo de admissão.

Além disso, é preciso compreender as necessidades da empresa com cada vaga. Pense em quais são as atribuições do cargo, suas atividades, responsabilidades e até mesmo fatores como seu horário de trabalho.

Quanto mais informações, melhor. Com base em tudo isso, planeje quais serão as etapas do seu processo e como elas funcionarão, sem deixar que as coisas se percam ou se distanciem desses pontos que você observou. Isso envolve definir, por exemplo, quem vai aplicar cada fase, quais questões serão abordadas e por aí vai. Explicamos melhor o planejamento de cada fase nos próximos tópicos.

Cuide do anúncio de vagas

Anúncios bem construídos e completos na sua descrição, com habilidades necessárias, horário de trabalho, local, técnicas e cursos obrigatórios, desafios da empresa e, principalmente, descrição detalhada do perfil ideal que sua empresa necessita é o caminho para um bom processo de admissão.

Planeje estrategicamente e defina os locais em que você anunciará sua vaga. Não adianta sair como um louco anunciando em todos lugares do mundo. O segredo é delimitar para canais que tenham a ver com o perfil de profissional que você procura.

A divulgação pode ser feita, por exemplo, com um “Trabalhe Conosco” dentro do seu site ou em portais externos de vagas que tenham a ver com sua empresa e com os candidatos que se deseja alcançar.

Tenha atenção à triagem dos currículos

Sua empresa abriu uma vaga e divulgou em vários canais? A tendência é que cheguem milhares e milhares de currículos. Portanto, muita calma nessa hora: não se precipite chamando qualquer pessoa para o processo de admissão.

Essa é a fase inicial de eliminação. É nesse momento em que você tem a chance de definir os perfis que mais se identificam com a vaga e com o que a sua empresa precisa. Filtre e descarte todos os currículos que não se adequam ao seu processo ou ao seu fit cultural.

Quando a análise de currículos é bem realizada, você aumenta as chances de sucesso na contratação e otimiza o tempo das demais etapas, pois só passarão para elas os candidatos que realmente têm a ver com o cargo. Esse é um dos motivos pelos quais é tão importante ter clareza sobre os requisitos necessários.

Vale lembrar, porém, que pode ser interessante para sua empresa ter um banco de currículos com alguns que não foram aprovados. Talvez na triagem você perceba que um candidato não se encaixa naquela vaga, mas poderia se adequar bem à companhia em um outro momento, por exemplo.

Elabore as entrevistas adequadamente

As entrevistas fazem toda a diferença para os resultados do processo e devem ser planejadas e executadas com cuidado. As entrevistas iniciais funcionam como um primeiro contato direto com os candidatos em que se verificam os dados de seu currículo e se inicia a análise de seus comportamentos e habilidades.

Já a entrevista de seleção, realizada mais adiante, deve ser mais aprofundada e contar com a participação de gestores e diretores, pois trata-se de um dos últimos passos antes da contratação.

Em qualquer um desses dois casos, no entanto, é preciso escolher o melhor modelo (estruturado, semiestruturado ou não estruturado) e elaborar as perguntas certas, de acordo com as necessidades.

A postura do aplicador também é de grande importância. É preciso deixar as pessoas à vontade para realmente conhecê-las e obter as informações necessárias.

Tenha atenção aos questionários psicológicos e testes de conhecimento

Essas são outras ferramentas muito significativas em um processo admissional, pois permitem maior aprofundamento e clareza sobre traços psicológicos, perfil comportamental e habilidades específicas dos candidatos.

No caso de testes psicológicos, lembramos que eles devem obrigatoriamente ser aplicados por psicólogos, segundo o CFP (Conselho Federal de Psicologia). Assim, sua empresa fica dentro das leis e você ainda conta com conhecimentos mais capacitados sobre o assunto.

Dependendo do cargo, pode ser interessante também realizar testes de habilidades, como questionários, simulações e dinâmicas em grupo. Isso vai depender muito do que a vaga exige, então fique atento e não saia escolhendo qualquer prática.

Anuncie os resultados e cuide da integração de novos colaboradores

Seu processo seletivo ainda pode contar com outras etapas, inclusive testes toxicológicos, então defina as mais adequadas. Lembre-se, porém, de sempre anunciar os resultados aos candidatos, inclusive a quem foi reprovado nas fases iniciais. Isso é importante para a imagem da sua empresa e para processos futuros.

Quando um candidato for escolhido e o processo de admissão for realizado, cuide para garantir um bom recebimento e integração do novo colaborador. Assim, você aumenta ainda mais as chances de ele permanecer na companhia e se adequar rapidamente.

Admitir ou promover, o que é melhor?

A realidade da maioria das empresas é de transições constantes de colaboradores, e uma dúvida que muitas vezes pesa para o setor de recursos humanos é sobre promover o funcionário para determinada vaga ou contratar um novo, abrindo um novo processo de admissão.

Não existe de fato uma resposta exata sobre o assunto ou uma fórmula mágica sobre o que é melhor fazer, tudo depende da realidade da sua empresa. Você tem prazos para introduzir novas ideias a sua empresa, com um novo colaborador? Precisa de um imediatismo de resultados apostando no estímulo profissional ao colaborador que você já tem disponível? Reflita sobre essas questões e tome a melhor decisão.

É imprescindível que as empresas deem a devida importância ao processo de admissão, já que isso envolve praticamente todas as questões que regem o destino dos negócios da companhia.

O processo admissional engloba não só um bom planejamento para um processo seletivo eficaz, mas também organiza os direitos do trabalhador em seus mínimos detalhes para que erros trabalhistas não sejam cometidos.

Transforme o processo de admissão da sua empresa em algo mais rápido e eficiente. Dê o devido valor a essa etapa tão importante e reconheça que bons processos oferecem, por consequência, bons resultados.

O que achou das nossas dicas sobre a burocracia na admissão e o fluxo de recrutamento e seleção? Para mais informações sobre como otimizar seus processos, é só entrar em contato!